> Quelle: https://souverana.ch/insights/schatten-ki/ > Sprache: de-CH # Schatten-KI im Unternehmen: was dagegen hilft Ein Kundenbrief im Übersetzungsdienst, ein Protokoll-Bot im Videocall: Viele Betriebe haben die KI-Frage noch nicht entschieden, ihre Mitarbeitenden schon. Leitfaden · Veröffentlicht 14.10.2026 · Aktualisiert 14.10.2026 · Joel Barmettler ## Was ist Schatten-KI? **Firmendaten landen in privaten KI-Konten, über die das Unternehmen weder einen Vertrag noch Kontrolle hat. Schatten-KI ist diese Nutzung von KI-Werkzeugen ohne Wissen und Freigabe des Arbeitgebers, etwa eines Gratis-Chatbots oder Meeting-Protokollanten. Zurückdrängen lässt sie sich mit einem freigegebenen Werkzeug, das im Alltag mindestens so gut ist wie das private.** **Das Wichtigste in Kürze** - Rechnen Sie mit Schatten-KI? auch in Ihrem Betrieb. Gemäss KPMG und Universität Melbourne nutzen 77 Prozent der Schweizer Erwerbstätigen KI im Beruf, und über die Hälfte der Nutzenden räumt ein, dabei auch gegen Firmenrichtlinien zu verstossen (Befragung November 2024 bis Januar 2025). - Auch ein erlaubtes privates Konto löst das Datenproblem nicht. In der EY-Umfrage vom Mai 2026 (604 Befragte aus Schweizer Unternehmen) dürfen 29 Prozent private Konten nutzen, für 8 Prozent sind sie der einzige Zugang zu KI. Einen Vertrag über die eingegebenen Daten hat das Unternehmen in keinem dieser Fälle. - Beginnen Sie das freigegebene Angebot bei Übersetzung und Korrespondenz. Das sind die zwei häufigsten KI-Einsätze in Schweizer KMU, mit 52 und 47 Prozent (AXA/Sotomo, 300 KMU, März 2025). - Die Frage gehört in die Geschäftsleitung. Die Bussen des Datenschutzgesetzes, bis CHF 250’000 bei Vorsatz, treffen in erster Linie die verantwortliche Person im Betrieb und erst subsidiär das Unternehmen (Art. 64 revDSG?, bis CHF 50’000). Die häufigste Form ist unspektakulär. Ein Kundenbrief wird zum Übersetzen in ein Browserfenster kopiert, eine Offerte von einem Chatbot gekürzt, ein Videocall von einem Protokoll-Bot mitgeschrieben, den eine Teilnehmerin eingeladen hat. Installiert wird dabei nichts, und im Firmennetz bleiben kaum Spuren. Läuft es über das private Handy, sieht die IT gar nichts. Das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) widmet den Cyber Security Month im Oktober 2026 gemeinsam mit dem EDÖB? dem «Oversharing», mit einem Schwerpunkt auf KI-Werkzeugen am Arbeitsplatz. Dieser Beitrag ist der sechste Teil unserer Serie zu Recht und Regulierung. Er schliesst an die Weisung auf einer Seite an und behandelt die Frage davor: was im Betrieb bereits läuft und wie Sie es in geordnete Bahnen bringen. Serie · Recht & Regulierung 1. 1[KI-Regulierung Schweiz: was heute schon gilt](/insights/ki-regulierung-schweiz/) 2. 2[revDSG und KI: was das Gesetz konkret fordert](/insights/revdsg-ki/) 3. 3[Berufsgeheimnis und KI: was in die Cloud darf](/insights/berufsgeheimnis-cloud/) 4. 4[KI-Governance: eine Seite reicht zum Start](/insights/ki-governance/) 5. 5[EU AI Act Schweiz: erst die Rolle, dann die Pflichten](/insights/eu-ai-act-schweiz/) 6. 6Schatten-KI im Unternehmen: was dagegen hilftSie lesen diesen Teil ## Warum ein Verbot wenig ändert Samsung hat es 2023 vorgemacht. Kurz nachdem der Konzern seinen Ingenieuren ChatGPT erlaubt hatte, landeten interner Quellcode und Sitzungsnotizen beim Anbieter. Samsung verbot daraufhin generative KI auf Firmengeräten. Den Bedarf beseitigt ein solches Verbot nicht, und das private Handy liegt auf jedem Schreibtisch. Microsoft hat dieses Verhalten im Work Trend Index 2024 beziffert, einer weltweiten Befragung von 31’000 Personen: 78 Prozent der KI-Nutzenden brachten ihre eigenen Werkzeuge zur Arbeit mit. In kleinen und mittleren Unternehmen waren es 80 Prozent. Wir halten ein Verbot darum nur mit Ablaufdatum und angekündigtem Ersatz für vertretbar. ## Was auf dem Spiel steht Gibt ein Unternehmen Personendaten? an einen KI-Anbieter weiter, verlangt das revDSG einen Vertrag, der den Anbieter als Auftragsbearbeiter? bindet (Art. 9). Für die Bekanntgabe ins Ausland verlangt es eine zulässige Grundlage (Art. 16). Tippt jemand Kundendaten in ein privates Konto, fehlt beides, und der Anbieter sitzt meist in den USA. Im [Gratis-Tarif↗](/insights/chatgpt-dsgvo-konform/) kommt dazu, dass Eingaben je nach Anbieter zum Training verwendet werden. Bei ChatGPT ist das standardmässig eingeschaltet. Personendaten sind nur ein Teil davon. Quellcode, Offerten, Preise und Strategiepapiere verlassen das Haus auf demselben Weg, und eine Erfindung, die vor der Anmeldung bei einem Dritten liegt, kann ihren Patentschutz gefährden. Das zweite Risiko liegt im Ergebnis. In der KPMG-Befragung geben fast drei Viertel der Schweizer Befragten an, KI-Ergebnisse nicht zu überprüfen, und 63 Prozent haben bereits Fehler in ihrer Arbeit festgestellt, die auf KI zurückgehen. Zur Freigabe eines Werkzeugs gehört darum die Regel, Ergebnisse zu prüfen. Kennzahl 23 % der KI-nutzenden Kleinbetriebe mit 5 bis 9 Mitarbeitenden haben eine klare Datenschutzregelung für KI. Über alle befragten KMU ist es ein Drittel. Quelle: AXA/Sotomo, KMU-Arbeitsmarktstudie 2025, 300 KMU, befragt im März 2025 Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung. Gerichtsentscheide speziell zu KI-Werkzeugen gibt es in der Schweiz bisher keine. ## Was Schatten-KI über Ihren Bedarf verrät Schatten-KI zeigt, welche Anwendungsfälle den Mitarbeitenden so viel bringen, dass sie dafür eine Regel brechen. Für die Frage, womit ein freigegebenes Angebot beginnen soll, ist das die beste Grundlage. Eine anonyme Umfrage bringt sie innert zwei Wochen ans Licht: welche Werkzeuge, für welche Aufgaben, mit welchen Daten und mit welchem Zeitgewinn. Anonym muss sie sein, sonst nennt niemand, was gegen eine Regel verstösst. Wer im Begleittext schreibt, dass die Umfrage ein besseres Angebot vorbereitet, bekommt ehrlichere Antworten. Dazu zeigen die Protokolle von Proxy und DNS, welche KI-Dienste aus dem Firmennetz aufgerufen werden. Die Nutzung auf privaten Geräten erfassen sie nicht. Ein dritter Teil des Inventars fehlt in beiden Quellen: KI-Funktionen, die in längst genutzte Software eingebaut sind, etwa im CRM, im Office-Paket oder im HR-Werkzeug. Die Mitarbeitenden nehmen sie oft gar nicht als KI wahr. Fragen Sie die Personen, die diese Software betreuen. ## Ein Angebot, das mit dem privaten Konto mithält Ob ein freigegebenes Werkzeug genutzt wird, hängt an drei Dingen: Anmeldung mit dem Firmenkonto, Zugriff im Browser ohne Antrag pro Person und ein aktuelles Modell. Ist das freigegebene Modell schwächer als die private Gratisversion, bleibt das private Konto im zweiten Browser-Tab offen. Für den Anfang genügt den meisten Betrieben ein Geschäftstarif eines grossen Anbieters, mit Auftragsbearbeitungsvertrag? und vertraglich ausgeschlossenem Training. Integrierte Werkzeuge wie Microsoft Copilot oder Gemini in Google Workspace nutzen 70 Prozent der Befragten der EY-Umfrage. Für Personaldaten, Mandatsinformationen oder Gesundheitsdaten reicht das oft nicht. Für diese Daten braucht es eine [eigene Plattform↗](/insights/souveraene-ki-plattform/) im Schweizer Rechenzentrum. Darauf laufen offene Modelle, und die Daten bleiben im Land. Damit die Mitarbeitenden wissen, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, braucht es Datenklassen und eine kurze Regel. Wie die [Weisung auf einer Seite↗](/insights/ki-governance/) aussieht, haben wir im vierten Teil der Serie beschrieben. Für Schatten-KI zählt daraus vor allem die Antwortfrist für neue Werkzeuge. Wer auf eine Freigabe warten muss, nimmt in der Zwischenzeit das private Konto. Eine Antwortfrist von wenigen Arbeitstagen verhindert das. Technische Kontrollen lohnen sich in grösseren Betrieben als zweite Stufe: Software zur Data Loss Prevention (DLP?), die das Hochladen sensibler Dateien erkennt, und ein Web-Gateway, das unbekannte KI-Dienste sichtbar macht. Die Grenze setzt das Arbeitsrecht. Art. 26 ArGV 3 verbietet Systeme, die das Verhalten der Mitarbeitenden überwachen sollen. Kontrollen müssen also auf die Daten zielen und transparent angekündigt sein. ## Was für Banken, Kanzleien und Arztpraxen zusätzlich gilt Von Banken und Versicherern erwartet die FINMA (Aufsichtsmitteilung 08/2024) ein zentrales Inventar ihrer KI-Anwendungen mit Risikoklassifizierung. Zum Inventar gehört auch die private Nutzung durch Mitarbeitende. Gibt ein Bankmitarbeitender identifizierende Kundendaten in ein privates Konto ein, berührt das zudem das Bankkundengeheimnis nach Art. 47 BankG, das auch fahrlässig verletzt werden kann. Für Anwältinnen, Ärzte, Treuhänderinnen mit Revisionsmandat und andere Berufsgeheimnisträger gilt Art. 321 StGB. Ein KI-Anbieter lässt sich nach herrschender Lehre als Hilfsperson? einbinden, wenn er vertraglich an Weisungen gebunden ist und die Daten nicht für Training verwendet. Bei einem privaten Gratis-Konto trifft das nicht zu. Mandats-, Patienten- und Kundendaten gehören für diese Betriebe deshalb in kein Konto ohne Vertrag. Mit Schweizer Hosting oder einem lokal betriebenen Modell bleibt der Einsatz von KI auch für diese Daten möglich. ## So starten Sie 1. 01 Anonym fragen Zwei Wochen Umfrage: welche Werkzeuge, welche Aufgaben, welche Daten, welcher Zeitgewinn. Dazu die eingebauten KI-Funktionen der bestehenden Software erfassen. 2. 02 Die häufigsten Aufgaben freigeben Ein Werkzeug mit Firmenvertrag für die zwei oder drei meistgenannten Einsätze, mit aktuellem Modell und Anmeldung über das Firmenkonto. 3. 03 Die Regel in Kraft setzen Datenklassen, zugelassene Werkzeuge, eine Anlaufstelle mit Antwortfrist. Ein bestehendes Verbot erhält ein Ablaufdatum. 4. 04 Nach drei Monaten wieder fragen Dieselbe Umfrage. Sinkt die Nutzung privater Konten nicht, fehlt dem freigegebenen Werkzeug etwas, und die Antworten sagen, was. Sie wollen wissen, was in Ihrem Betrieb bereits läuft, und daraus ein freigegebenes Angebot machen? [KI-Governance](/leistungen/ki-governance/) Der Autor ![Porträt von Joel Barmettler](/_astro/joel-barmettler.CGKHGWrV_sJ0IG.webp) Joel Barmettler KI-Architekt · Souverana, Zürich Joel Barmettler begleitet Schweizer Unternehmen von der KI-Strategie bis zur Integration: souverän, vertraulich und produktionsreif. Er hat den Swiss AI Hub als Architekt aufgebaut und trägt heute Mitverantwortung für dessen Architektur; jedes Souverana-Mandat führt er persönlich. Mandate vom Einzelunternehmen bis zum Fortune-500-Konzern. [Erstgespräch buchen](https://meet.brevo.com/joel-barmettler/30-minute-meeting) [Mehr über Souverana](/) [LinkedIn](https://www.linkedin.com/in/joel-barmettler-b9ab361b7) Für die Geschäftsleitung ## Dieses Dossier als PDF Den vollständigen Beitrag plus eine kompakte Management-Zusammenfassung und Checkliste, als PDF zum Speichern und Weiterleiten. Sie erhalten das PDF sofort. Mit dem Absenden stimmen Sie zu, dass Souverana Sie zu diesem Thema kontaktieren darf. Verarbeitung in der Schweiz/EU, keine Weitergabe an Dritte, Widerruf jederzeit (revDSG). ## Häufige Fragen Was ist Schatten-KI? Schatten-KI ist die Nutzung von KI-Werkzeugen am Arbeitsplatz ohne Wissen und Freigabe des Unternehmens, meist über private Gratis-Konten bei Chatbots, Übersetzungsdiensten oder Meeting-Protokollanten. Eingegebene Firmen- und Personendaten landen dabei bei einem Anbieter, mit dem das Unternehmen keinen Vertrag hat. Schatten-KI ist ein Teilbereich der Schatten-IT. Ist Schatten-KI in der Schweiz strafbar? Ein eigenes KI-Gesetz gibt es nicht, das revidierte Datenschutzgesetz gilt aber direkt. Wer Personendaten ohne Vertrag an einen KI-Anbieter übergibt oder unzulässig ins Ausland bekanntgibt, kann Art. 9 oder Art. 16 revDSG verletzen. Vorsätzliche Verstösse werden auf Antrag mit Busse bis CHF 250'000 bestraft, die in erster Linie die verantwortliche Person trifft. Für Banken und Berufsgeheimnisträger gelten zusätzlich Art. 47 BankG und Art. 321 StGB. Soll man ChatGPT im Unternehmen verbieten? Ein Verbot ist als Überbrückung vertretbar, mit Ablaufdatum und angekündigtem Ersatz. Als Dauerlösung verschiebt es die Nutzung auf private Geräte, wo das Unternehmen sie weder sieht noch steuern kann. Wirksamer ist ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenvertrag, das im Alltag mindestens so gut ist wie die private Gratisversion. Wie finde ich heraus, welche KI-Werkzeuge im Betrieb genutzt werden? Am schnellsten mit einer anonymen Umfrage unter den Mitarbeitenden: welche Werkzeuge, für welche Aufgaben, mit welchen Daten. Anonym muss sie sein, damit auch Regelverstösse genannt werden. Zusätzlich zeigen Proxy- und DNS-Protokolle, welche KI-Dienste aus dem Firmennetz aufgerufen werden. Eingebaute KI-Funktionen in bestehender Software gehören ebenfalls ins Inventar. Ist ein erlaubtes privates KI-Konto noch Schatten-KI? Formal nicht, denn das Unternehmen hat die Nutzung freigegeben. Das Datenproblem bleibt aber bestehen. Für ein privates Konto gibt es keinen Vertrag zwischen Unternehmen und Anbieter, und bei Gratis-Tarifen können Eingaben je nach Anbieter zum Training verwendet werden. Für Personendaten oder vertrauliche Inhalte ist ein privates Konto deshalb auch mit Erlaubnis ungeeignet. LinkedIn ## Diesen Beitrag teilen Fertig formatierte Grafiken und ein Textvorschlag für Ihren LinkedIn-Post: herunterladen, kopieren, posten. ![Balken aus drei Schweizer Studien: KPMG 77 % nutzen KI im Beruf, über 50 % davon auch gegen Richtlinien. AXA/Sotomo 71 % der KMU nutzen oder erproben KI, ein Drittel mit Datenschutzregelung. EY 89 % nutzen KI, 29 % dürfen private Konten nutzen, 3 % Totalverbot.](/media/schatten-ki/infografik.png) [Infografik herunterladen (PNG)](/media/schatten-ki/infografik.png) Textvorschlag Wissen Sie, mit welchen KI-Konten Ihr Team diese Woche gearbeitet hat? Das Bundesamt für Cybersicherheit widmet den Cyber Security Month im Oktober 2026 zusammen mit dem EDÖB dem «Oversharing», mit einem Schwerpunkt auf KI-Werkzeugen am Arbeitsplatz. Oft ist das private Konto sogar erlaubt. In der EY-Umfrage vom Mai 2026 (604 Befragte) dürfen 29 Prozent private KI-Konten nutzen, für 8 Prozent sind sie der einzige Zugang zu KI. Mit dem Anbieter dieser Konten hat das Unternehmen keinen Vertrag. Für Kundendaten verlangt das revDSG aber einen Auftragsbearbeitungsvertrag, bei Mandats- und Patientendaten kommt das Berufsgeheimnis dazu. Schatten-KI geht nach unserer Einschätzung zurück, wenn ein Werkzeug mit Firmenvertrag im Alltag mindestens so gut ist wie das private. Anfangen lohnt sich bei Übersetzung und Korrespondenz, den zwei häufigsten KI-Einsätzen in Schweizer KMU (52 und 47 Prozent, AXA/Sotomo, März 2025). Für vertrauliche Daten heisst das Schweizer Hosting oder ein lokal betriebenes Modell. Im Beitrag stehen die Grenzen für Banken, Kanzleien und Praxen, der Weg vom anonymen Inventar zur Freigabe und im PDF eine kopierfertige Umfrage für Ihre Mitarbeitenden. Link in den Kommentaren. #SchattenKI #KIGovernance #Datenschutz #Schweiz